Để có một ngày làm việc hiệu quả
(Dân trí) - Mỗi ngày, chúng ta chỉ có 24h để “chi dùng” cho mọi trách nhiệm, bổn phận. “Ẵm em thì thôi xay lúa”, đó là cách các cụ ta vẫn nói về chuyện đã làm việc này thì thôi việc kia. Nhưng có cách nào để chúng ta dùng thời gian tốt hơn không? Có đấy!
1. Lên kế hoạch
Hẳn là bạn đã rất quen với hình ảnh những tờ giấy nhắc việc được dán tràn lan với đủ màu xanh, đỏ, vàng trên bàn làm việc của mọi người. Điều này tất nhiên là cũng cần thiết, song rất không nên nếu bạn chỉ lên kế hoạch của những công việc cần làm trong chỉ một ngày. Hãy dành ngày thứ 6 hoặc một trong 2 ngày cuối tuần nghĩ ra tất cả những công việc cần thiết phải làm trong cả một tuần sau đó và lên danh sách chúng. Đây sẽ là toàn bộ những công việc bạn phải làm trong tuần đó.
Mỗi ngày, trước khi ra về, bạn hãy dành khoảng 15’ để lên kế hoạch những việc cần làm trong ngày hôm sau. Điều này căn cứ vào danh mục tất cả những việc cần làm bạn đã liệt kê trong tuần. Sau mỗi ngày, bạn lại gạch bớt đi những việc đã hoàn thành của ngày đó trong danh sách việc cần làm trong tuần.
Bạn không nên quá lạc quan cũng như không nên quá chặt chẽ trong việc ước lượng thời gian để hoàn thành các công việc trong ngày. Cần phải dành ra những khoảng trống linh hoạt để dự trù cho những sự cố phát sinh.
2. Tránh sự ngắt quãng
+ Điện thoại
Chưa nói tới những cuộc điện thoại và tin nhắn vu vơ, vãng lai, ngay cả những cuộc điện thoại trao đổi công việc cũng sẽ làm bạn bị phân tán và sao nhãng với công việc.
Nếu không phải đang chờ đợi một liên lạc nào đó đặc biệt quan trọng, bạn có thể tắt điện thoại hoặc để điện thoại riêng một góc trong khi tập trung vào công việc. Sau đó, cũng dành một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra lại điện thoại và gọi lại nếu bạn thấy cần thiết.
Trong trường hợp, người gọi cần hỏi bạn thông tin nào đó mà bạn biết ai đó có thể giúp bạn việc này tốt hơn, bạn có thể nói với người gọi để họ chủ động liên hệ với người này.
Không chỉ tránh sự lãng phí thời gian của mình, với người gọi hay người bạn gọi điện tới, bạn cũng nên xác định trước những nội dung cần trao đổi để không bị lan man, dàn trải sang các nội dung khác.
+ Email
Nhiều người có thói quen để mở chế độ email trong suốt thời gian làm việc và gần như trả lời ngay tắp lự những email vừa nhận được. Tuy nhiên, điều này sẽ chi phối rất nhiều thời gian của bạn vì có những lúc, nội dung email chẳng có gì cấp bách, thậm chí có khi, bạn còn bị cuốn theo những nội dung vô thưởng, vô phạt của những email quảng cáo hay thông cáo báo chí.
Có lẽ, bạn nên chia một ngày ra những khoảng thời gian thích hợp để kiểm tra email. Chẳng hạn, bạn có thể mở email vào 3 lần. Lúc bắt đầu ngày làm việc, bạn dành khoảng 15’ đến 30’ để lướt qua hộp thư và trả lời ngay những email cần phải hồi đáp. Lần mở mail thứ 2 bạn có thể dành vào khoảng tầm trước khi nghỉ ăn trưa và lần cuối cùng, bạn nên mở vào tầm gần lúc ra về.
Ngay trong việc trao đổi nội dung email với người khác, bạn cũng nên rèn thói quen đưa ra những yêu cầu và đề xuất chính xác về nội dung và thời điểm của công việc, tránh trường hợp bạn cũng như đối tác phải gửi thư đi, thư lại để hỏi thêm thông tin. Chẳng hạn, nếu bạn cần thông tin trước ngày nào, giờ nào đó, bạn nhất thiết phải nói ngay trong email trao đổi với người nhận để họ lưu ý tới việc phản hồi cho bạn đúng hẹn.
+ Những đồng nghiệp hay chuyện
Ở công sở, bạn sẽ không tránh khỏi có những người thường xuyên thích con cà, con kê, buôn dưa lê, bán dưa hấu. Vậy làm thế nào để tránh mất thời gian với những người này?
Trước hết, nếu có thể, hãy chọn một góc ngồi không phải ở ngay cạnh hoặc hướng ra phía cửa ra vào. Thông thường, người ta có xu hướng tiến lại nói chuyện với những người đón nhận ánh mắt của họ khi bước vào phòng, dù đó là người lạ hay người quen. Tránh được vị trí ngồi nhạy cảm này, bạn cũng sẽ bớt bị làm phiền hơn rất nhiều.
Nếu bạn được làm việc trong một phòng riêng, hãy chia sẻ một mong muốn với các đồng nghiệp về khoảng thời gian bạn có thể gặp họ. Thêm nữa, thi thoảng, bạn hãy ra khỏi phòng riêng của mình, để nếu ai đó có việc gì muốn trao đổi với bạn, họ sẽ không phải tới làm phiền bạn tại phòng riêng.
Với những đồng nghiệp có thói quen buôn bán chuyện nhiều trong giờ làm việc, bạn có thể chọn cách đứng dậy làm gì đó khi họ tiến lại gần. Hoặc giả thử không thể “thoát chạy”, bạn có thể tỏ thái độ kém hào hứng với câu chuyện của họ, tự khắc họ sẽ biết rút lui và không làm phiền họ nữa.
+ Lướt web
Đã bao giờ bạn lâm vào tình huống này chưa? Bạn định truy cập Internet để tìm kiếm thông tin về một cách giải quyết sự cố văn bản đang gặp phải, nhưng rốt cuộc, bạn lại mất hàng tiếng đồng hồ để lang thang qua những trang web bán hàng giảm giá, thanh lý đồ cũ, những website với đủ các câu chuyện phiếm về những ca sĩ, diễn viên, người mẫu, hoặc những diễn đàn bàn tán đủ thứ chuyện trên đời? Internet có sức mê hoặc con người ta ghê gớm, nhất là khi bạn không chủ động ý thức gạt bỏ chúng ngay từ trước khi truy cập.
Để hạn chế tối đa việc mất thời giờ cho những điều vô bổ này, trước khi truy cập Internet để tìm kiếm thông tin nào đó phục vụ công việc, bạn hãy xác định rõ mình cần tìm gì, giới hạn tìm kiếm thông tin ở mức độ nào và hãy dừng lại khi thỏa mãn tất cả những điều đó.
Dành một khoảng thời gian để nghĩ về tất cả những trang web mà bạn truy cập vào hàng ngày để thấy, có trang web nào bạn chỉ truy cập vào như một thói quen chứ chưa hẳn đã do nhu cầu tìm kiếm thông tin.
3. Biết ưu tiên công việc
Tâm lý con người ta bao giờ cũng thích làm những việc bản thân yêu thích hơn là những việc phải làm trong trách nhiệm được giao. Nhưng rõ ràng, trên thực tế, số việc bạn cần làm theo bổn phận thường nhiều hơn những việc bạn thích làm. Chính vì thế, bạn cần ưu tiên làm những việc không thích trước, nhất là khi những việc đó lại là trách nhiệm công việc của bạn.
Thường thì buổi sáng bao giờ cũng là thời điểm bạn có nhiều năng lượng và hứng thú làm việc hơn cả. Do vậy, hãy cố gắng dành thời gian này cho những việc bạn thấy ngần ngại và không thích làm. Nhìn chung, trong buổi sáng, bạn có thể giải quyết tới 70% số công việc bạn phải làm trong một ngày.
Bạn nên cân nhắc đâu là việc cần làm do tính cấp bách thời gian, đâu là việc quan trọng với sự nghiệp của mình để ưu tiên thời gian phù hợp. Có không ít việc bạn phải làm chỉ vì thời gian quá gấp rồi chứ không phải nó là quan trọng nhất. Trong muôn vàn những công việc bạn phải giải quyết mỗi ngày, có những việc dành cho mục đích lâu dài, lại có những việc chỉ đáp ứng cho trách nhiệm trước mắt. Biết ưu tiên công việc cũng là bí quyết giúp bạn làm ít nhưng vẫn được nhiều giữa môi trường lao động đầy tính cạnh tranh như hôm nay.
Đỗ Dương
